A conferência da documentação é uma etapa fundamental no processo de importação ou exportação, pois garante que todas as etapas legais, contratuais e operacionais sejam concluídas.
Conhecimento de embarque (Bill of Lading –
B/L): documento emitido pela transportadora, que comprova o
recebimento da carga e as condições do transporte.
Fatura comercial (Commercial Invoice):
descreve a mercadoria, valores e condições de venda.
Packing list: lista
detalhada da carga (embalagem, volumes, pesos).
Certificado de origem: usado
em acordos comerciais para redução de tarifas.
Declaração de exportação ou importação
(DU-E/DUIMP): documento eletrônico da Receita Federal que
formaliza a operação.
Autorização de embarque ou desembarque,
conforme exigências específicas (ex: Anvisa, MAPA, Ibama).
Esses documentos são verificados tanto pelo
agente de cargas quanto por autoridades alfandegárias, armadores e terminais
portuários.
A conferência desses documentos ocorre em
três etapas, Aduaneira, Comercial e Operacional.
A conferência documental Aduaneira é
realizada pela Receita Federal do Brasil por meio do SISCOMEX. Nessa fase, é
verificado se as informações da DU-E ou DUIMP correspondem aos demais
documentos e pode envolver parametrização, dividida em canais (verde, amarelo,
vermelho ou cinza, que determinam o grau de fiscalização. No canal verde, não é
necessário mais nenhuma verificação adicional, o que permite a liberação da
carga, no canal amarelo é feita a revisão da documentação, mas não é preciso
fazer a verificação física, no canal vermelho a revisão é feita tanto na
documentação quanto na carga, já no canal cinza é feita uma fiscalização mais
rigorosa para verificar possíveis irregularidades graves.
A conferência comercial é realizada pelos
despachantes aduaneiros, agentes de carga e operadores logísticos e é a etapa
onde são confirmados os dados comerciais, como quantidades, valores, destino,
navio, entre outras.
Na conferência operacional, os terminais e
armadores alinham os dados com a movimentação da carga para garantir que ela
será colocada no navio correto, com lacres e documentos certos.
Para que seja possível transportar cargas
através de modais rodoviários, primeiro o responsável do veículo necessita
estar com a documentação atualizada e com as informações corretas e recentes.
Além disso os documentos são essenciais para a transportadora, pois garantem a
segurança da carga.
Dessa maneira, são necessários cerca de 12
tipos de documentos diferentes, como:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A NF-e registra as vendas de mercadorias e
serviços das empresas. Ela é armazenada digitalmente e emitida, além disso é
necessário que tenha a validade jurídica e a assinatura digital do emitente. A
nota fiscal deve conter informações sobre a carga, dados do vendedor, do
cliente, dos produtos, impostos, entre outras.
Documento auxiliar de nota fiscal eletrônica
(DANFE)
O DANFE é um documento que representa
fisicamente a NF-e e comprove a entrega da mercadoria para o cliente. Além
disso, é necessário que ele esteja acompanhado a carga, facilitando na busca
das informações da mercadoria transportada.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
CT-e documenta os trabalhos prestados na
área de transportes de mercadorias. Igual como a NF-e, ele é armazenado
digitalmente, tem validade jurídica e assinatura digital do emissor da carga.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
(MDF-e)
O MDF-e precisa ser emitido pelas
transportadoras para que haja a garantia de mais agilidade nos registros em
lote de documentos fiscais, como o CT-e. Sendo dessa maneira um documento
eletrônico que vincula os documentos fiscais.
Responsabilidade Civil do Transportador
Rodoviário de Cargas (RCTR-c)
Um documento que diz que a transportadora se
torna responsável a qualquer dano causado por terceiros no transporte
rodoviário de cargas. Dessa maneira, caso algum acidente ocorra, o
transportador deverá ser indenizado.
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
O DACTE também é uma representação gráfica
ou versão impressa do CT-e, assim como a DANFE em relação a NF-e, ele serve
para facilitar o acesso das informações que estão localizadas no documento
eletrônico e comprovar a existência do CT-e.
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico
de Documentos Fiscais (DAMDFE)
Serve como comprovante da existência do
MDF-e e facilita o acesso às informações contidas no documento eletrônico. Tem
como o objetivo de auxiliar a fiscalização aduaneira.
Código Identificador da Operação de
Transporte (CIOT)
O CIOT é um código fornecido pelo sistema
eletrônico da Agência Nacional de Transportes Terrestres, ele é dado quando é
feito um cadastro para a realização de um serviço de transporte de cargas.
Certificado de Registro e Licenciamento de
Veículo (CRLV)
Trata-se do registro obrigatório do veículo
do proprietário. Comprovando que todas as obrigações legais relacionadas ao
veículo estão atualizadas, oferecendo assim a autorização para transporte de
carga.
Vale-pedágio obrigatório (VPO)
O VPO faz com que a empresa, transportadora
ou embarcador seja responsável pelo pagamento da taxa do pedagio.
Protocolo de averbação de seguro de cargas
Este documento garante o ressarcimento da
transportadora, caso ocorra algum prejuízo durante a viagem.
Romaneio
O romaneio funciona como um checklist
utilizado pela transportadora para verificar os produtos no momento do embarque
e do desembarque, facilitando o trabalho dos transportadores.
No modal ferroviário é essencial a
conferência de documentos que garantem a legalidade, segurança e eficiência no
transporte de cargas, assegurando assim, que as informações fiscais, logísticas
e operacionais estejam correntes e de acordo com a legislação. Sendo assim, no
transporte ferroviário de cargas é obrigatório a emissão de alguns documentos
como:
Conhecimento de Transporte Eletrônico
(CT-e): Documento fiscal que formaliza a prestação do serviço de
transporte de cargas. O CT-e substitui diversos documentos em papel, como o
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas e a Nota Fiscal de Serviço de
Transporte Ferroviário de Cargas.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
(MDF-e): Documento que consolida informações de múltiplos CT-es em uma
única viagem. A emissão do MDF-e é obrigatória para empresas que realizam
transporte ferroviário de cargas.
Documento Auxiliar do CT-e (DACTE) e
Documento Auxiliar do MDF-e (DAMDFE): Versões impressas dos respectivos
documentos eletrônicos, que acompanham a carga durante o transporte e facilitam
a fiscalização. Tais documentos são emitidos e armazenados de forma eletrônica,
facilitando a fiscalização e o controle geral. A conferência documental no
modal envolve diversos procedimentos, incluindo a checagem entre os dados dos
documentos e carga física transportada juntamente com a confirmação da
validação fiscal por meio de sistemas eletrônicos, como o portal da Receita
Federal.
O modal ferroviário apresenta algumas
particularidades que influenciam a conferência documental, entre elas:
- Volume e Peso das Cargas;
- Integração Multimodal;
- Infraestrutura Específica.
É necessária uma conferência documental
adequada para evitar penalidades, como multas, retenção de cargas e sanções
legais. A documentação correta facilita o processo logístico, reduzindo atrasos
e custos adicionais.
No transporte aéreo o AWB é o principal documento,
ele funciona como um contrato entre a companhia aérea e o remetente, contendo
detalhes sobre a carga, rota e condições de transporte. Ele contém informações
importantes sobre a remessa, como a descrição da carga, o remetente, o
destinatário, o aeroporto de origem e destino, entre outros detalhes.
Existem três tipos de AWB:
- AWB
- MAWB (Master Air Waybill)
- HAWB (House Air Waybill)
O AWB é o conhecimento aéreo internacional
que cobre uma determinada carga embarcada individualmente na aeronave, sendo
emitido diretamente pela companhia aérea.
O MAWB (Master Air Waybill) é o conhecimento
de embarque emitido pela companhia aérea para cargas consolidadas e/ou diretas.
O MAWB representa o total de carga que foi recebida e/ou enviada pelo agente e
entregue à companhia aérea para seguir com o embarque.
O HAWB (House Air Waybill) é emitido pelo
agente de cargas, referente a uma carga que foi consolidada ou não. Geralmente
existem vários houses para um único master. Contudo, devido a negociação do
frete ter sido feita com o agente de cargas, não é raro que uma única carga
possua MAWB e HAWB.
Dados Divergentes Entre Documentos
Exemplo: O peso ou quantidade da carga no Invoice não bate com o que está no BL, AWB, CTe ou Nota Fiscal.
Causa: Falha de comunicação entre exportador, despachante e transportadora.
Falta de Assinaturas ou Endossos
Exemplo: BL sem endosso correto, impedindo a liberação da carga no porto.
Causa: Desatenção ou desconhecimento das regras do título de crédito.
Erros em Informações Aduaneiras
Exemplo: Código NCM incorreto ou descrição incompleta na Declaração de Importação.
Causa: Copiar informações de embarques passados sem atualizar para o caso atual.
Documentos Incompletos
Exemplo: Falta de certificado fitossanitário ou certificado de origem exigido pelo país de destino.
Causa: Não checar a lista completa de documentos exigidos pelo destino.
Prazo de Vencimento Expirado
Exemplo: Certificados vencidos ou BL com prazo expirado para apresentação.
Causa: Demora na tramitação documental ou no embarque.
Falhas na Descrição da Mercadoria
Exemplo: Descrição genérica como “produtos diversos” quando a Receita Federal exige detalhamento.
Causa: Pressa ou falta de conhecimento técnico.
Erro Fiscal
Exemplo: Nota Fiscal com CFOP incorreto ou sem destaque correto de impostos.
Causa: Falta de atenção do emissor da NF.
Como pode-se evitar esses erros?
Checklist Padrão
Sempre utilize uma lista de conferência adaptada ao modal e ao tipo de carga. Confirme campos como quantidade, peso, NCM, origem/destino, descrição e valores.
Treinamento da Equipe
Capacitar quem faz a conferência para entender não só o que conferir, mas por que cada campo importa.
Comunicação Clara
Manter alinhamento entre vendedor, comprador, despachante, transportadora e agente de carga. Evite “assumir” que o outro lado preencheu certo, sempre valide.
Uso de Sistemas Integrados
Sistemas de gestão (TMS, WMS, ERP) ajudam a automatizar a checagem de campos e evitar divergências.
Antecedência
Sempre organize a documentação com margem de tempo para corrigir erros antes do embarque ou desembaraço.
Revisão Dupla
Sempre que possível, tenha uma segunda pessoa revisando documentos críticos como BL, AWB e Declaração Aduaneira.
As empresas Schenker e NowPorts Brasil são agentes de carga que atuam principalmente nas operações de comércio exterior através dos multimodais de transporte. As organizações prestam o serviço de transporte internacional de mercadorias e suas devidas documentações. De origem alemã e mexicana respectivamente, elas atuam em escala global sendo a NowPorts uma startup mais desenvolvida em serviços digitais.
O BL confirma o recebimento da carga e estabelece as condições de transporte, já o CI como o próprio nome diz, comprova a importação da carga, a DI serve como base para o despache aduaneiro de importação, o CI detalha a transação comercial com as informações necessárias para os órgãos competentes e o PL lista os itens que estão envolvidos na operação comercial, como características, pesagem e quantidade. Todos os documentos citados são necessários para o transporte internacional de mercadorias de forma adequada, dentro da legislação brasileira, onde devem ser registrados no Siscomex – plataforma do governo federal brasileiro destinado ao comércio internacional.
Tanto a Schenker, quanto a NowPorts em suas plataformas exibem para os usuários (sendo muitos deles possíveis clientes) “campus” de preenchimentos de dados, como informações pessoais e da organização, frequência no transporte de cargas, segmento e a localização das operações comerciais. Tendo acesso as informações necessárias os agentes iniciam as devidas tratativas para regularizar o processo comercial, sendo importante frisar que a responsabilidade legal pela documentação das transações continua a ser do importador/exportador.
Portanto, a exemplo das duas empresas especialistas em agenciamento de cargas citadas, o papel delas é importante para orientar e executar os processos aduaneiros, principalmente para organizações que estão executando as primeiras movimentações internacionais.
POSTADO PELO GRUPO CANADÁ
REFERÊNCIAS:
BRASIL. Apex-Brasil. Manual do Exportador.
Disponível em: https://www.apexbrasil.com.br. Acesso em: 1 maio 2025.
BRASIL. Receita Federal do Brasil. Manual de
Orientação do Contribuinte do MDF-e – Anexo II: Documento Auxiliar do MDF-e
(DAMDFE). Disponível em:
https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/portais-relacionados/sped/migracao/mdf-e/downloads/manuais/manual-de-orientacao-do-contribuinte-moc-damdfe/moc_mdfe_anexo-ii_damdfe_v3-00a.pdf.
Acesso em: 1 maio 2025.
CÂMARA DE COMÉRCIO INTERNACIONAL (ICC).
Incoterms® 2020. Disponível em:
https://iccwbo.org/resources-for-business/incoterms-rules/incoterms-2020/.
Acesso em: 1 maio 2025.
DB Schenker. Casos Reais e Soluções
Logísticas. Disponível em: https://www.dbschenker.com/br-pt. Acesso em: 1 maio
2025.
NowPorts Brasil. Blog e Materiais Técnicos.
Disponível em: https://blog.nowports.com/. Acesso em: 1 maio 2025.
Receita Federal do Brasil. Etapas do Despacho Aduaneiro de
Importação. Disponível em:
https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/aduana-e-comercio-exterior/manuais/despacho-de-importacao/topicos-1/despacho-de-importacao/etapas-do-despacho-aduaneiro-de-importacao.
Acesso em: 02 maio 2025.
Receita Federal do Brasil. Parametrização. Disponível em:
https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/aduana-e-comercio-exterior/manuais/despacho-de-importacao/topicos-1/despacho-de-importacao/etapas-do-despacho-aduaneiro-de-importacao/parametricao.
Acesso em: 02 maio 2025.
Receita Federal do Brsil. Modal Marítimo. Disponível em: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/aduana-e-comercio-exterior/manuais/despacho-de-importacao/topicos-1/procedimentos-preliminares/presenca-de-carga/modal-maritimo.
Acesso em: 02 maio 2025.
SEBRAE. 5 erros que você não
pode cometer no processo de importação. Comunidade SEBRAE, 10 Mar. 2022.
Disponível em:
https://sebraepr.com.br/comunidade/artigo/processo-de-importacao-5-erros-que-voce-nao-pode-cometer.
Acesso em: 1 Mai. 2025.
TOTVS. Documentos de Transporte de Cargas: os 12 principais e as
suas particularidades. 2024. Disponível em:
https://www.totvs.com/blog/gestao-logistica/documentos-de-transporte-de-cargas/.
Acesso em: 2 de mai. 2025
Wilsonsons. 8 dicas para evitar
problemas no despacho aduaneiro. Wilson sons, 2 Mar. 2021. Disponível em:
https://www.wilsonsons.com.br/pt-br/blog/despacho-aduaneiro-problemas/#:~:text=7.,qu%C3%ADmicos%20componentes%20de%20explosivos%20etc.
Acesso em: 1 Mai. 2025.
.JPG)
.jpeg)
Nenhum comentário:
Postar um comentário