A organização de um evento não é uma tarefa simples, há vários detalhes que precisam ser pensados. Para que tudo saia como planejado, o profissional deve utilizar a logística para manter a situação sob controle, resolver pendências, emergências e garantir o bom andamento do evento.
Para garantir a eficiência em eventos de qualquer porte, os profissionais da logística devem considerar diversos pilares que envolvem planejamento detalhado, equipes bem preparadas e controle rigoroso de cada etapa.
Independentemente do tipo de evento, é imprescindível planejar tudo o que deve ser feito. Esse plano deve conter as informações necessárias para garantir que todas as etapas sejam feitas de maneira correta — do pré ao pós evento
Ele deve começar com bastante antecedência e incluir a definição clara de:
TRANSPORTE
Na organização de um evento, você deve pensar no transporte dos convidados, e para isso se faz necessário a logística.
Empresas de locação de vans, elaboração de cronogramas e rotas para facilitar o traslado são alguns exemplos da logística de transportes para eventos.
É necessário analisar quantos convidados irão necessitar de um transporte, para assim fazer a escolha correta de veículo. Se forem muitas pessoas, o ônibus de viagem é o mais adequado e confortável. (LOGÍSTICA, 2024)
Os transportes não servem apenas para a movimentação dos convidados, mas também para levar os equipamentos do evento. (GUIA, 2023) Caso tenham muitos equipamentos, é interessante contratar uma empresa de transportes para leva-los, não apenas para facilitar a locomoção deles, mas também para garantir que sejam transportados de maneira segura.
ARMAZENAMENTO
As principais funções do armazenamento na logística de eventos são:
Outros desafios incluem o controle rigoroso de inventário, o espaço físico para a armazenagem, a locação de equipamentos adequados e o atendimento às normas de segurança exigidas por órgãos reguladores.
GESTÃO DE FORNECEDORES
Seja na logística de grandes eventos ou pequenas ocasiões, há diversos fatores que podem impactar o sucesso do projeto, como a gestão de fornecedores simultaneamente. Por isso, uma boa organização é fundamental para que tudo esteja alinhado, com objetivos e prazos.
Um dos pontos mais importantes é escolher fornecedores de qualidade, parceiros de confiança e que possuam experiência em eventos sendo capazes de garantir a entrega de produtos e serviços nos prazos estipulados, também evitando falhas durante esse processo.
Todos devem ser cuidadosamente selecionados, com contratos claros que estabeleçam as responsabilidades de cada parte, mantendo sempre a comunicação e monitorando os prazos e qualidade.
Antes de escolher os fornecedores, precisamos ter uma compreensão clara das necessidades específicas do evento, como:
GESTÃO DE RISCOS
A princípio todo planejamento exige uma previsão de possíveis riscos que vão do clima a um acidente no evento, e para uma boa gestão dos riscos é necessário usar de uma visão criativa e crítica do que pode atrapalhar ou ajudar a alcançar o esperado.
Convenhamos que não é tão simples adivinhar tudo que pode acontecer, portanto existem duas formas de prever esses acontecimentos, a Matriz Swot, sigla em inglês que significa “strenghts, weakneses, opportunities, threats” em português “pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças”.
Pontos fortes: ver o que difere de forma positiva aquilo que você oferece
Pontos fracos: saiba também quais detalhes podem causar problemas futuramente
Oportunidades: para crescer no mercado e necessário saber aproveitas oportunidades
Ameaças: sempre pode ocorrer algo que atrapalha o seu trabalho, como o clima imprevisível
Essa é apenas uma ferramenta de planejamento para ter ideia de quais riscos podem vir a surgir em seu trabalho, a outras formas de se pensar como por exemplo o Brainstorming que se trata de uma roda de pensamentos sem crítica, que passam por uma peneira de prós e contras e é mais usada quando não se tem muito tempo de planejamento ou reunião
O site do governo proporciona um guia de como ter uma melhor gestão de riscos e nele mapas mentais bem resumidos auxiliam ainda mais na noção e preparo para uma melhor gestão dos riscos como por exemplo:
CRONOGRAMAS DE ATIVIDADE
O cronograma é a estrutura visual, como uma ilustração, para organizar as tarefas e funções designadas a um determinado dia. Assim ajudando na organização e funcionalidade de algum evento ou algo do tipo.
Essa ferramenta é de extrema importância no meio empresarial, para a implementação de novas estratégias, que assim, vão ajudar no crescimento da empresa. Além de que, a corporação, tendo um ambiente organizado, consegue um crescimento e avanço maior, tendo mais eficácia nas suas tarefas.
Principais objetivos dos cronogramas:
Logística de eventos - Planejamento. SYMPLA, 2022. Disponível em:https://blog.sympla.com.br/blog-do-produtor/logistica-de-eventos-o-que/, Acesso em 29 de mar. de 2025.
Logística de eventos – Planejamento. TOTVS, 09 de Outubro de 2024.Disponível em: https://www.totvs.com/blog/gestao-logistica/logistica-de-eventos/, Acesso em 29 de mar. de 2025.
Logística de eventos – Guia detalhado. COPASTUR, 23 de Maio de 2024.Disponível em: https://www.copastur.com.br/blog/logistica-de-eventos-corporativos/, Acesso em 29 de mar. de 2025.
GUIA completo para melhorar a logística de eventos. Lets blog. 05 de abr. de 2023. Disponível em: https://lets.events/blog/guia-completo-para-melhorar-a-logistica-de-eventos/ Acesso em 01 de abr. de 2025.
LOGÍSTICA de eventos: Guia detalhado para organizadores terem sucesso. Copastur, 23 de jun. de 2024. Disponível em: https://www.copastur.com.br/blog/logistica-de-eventos-corporativos/ Acesso em 01 de abr. de 2025.
Logística de eventos. TOTVS, 9 de outubro de 2024. Disponível em: https://www.totvs.com/blog/gestao-logistica/logistica-de-eventos/ Acesso em: 30 de mar. de 2025.
Armazenamento e logística. GÔNDOLAS MG, 20 de novembro de 2024. Disponível em: https://gondolasmg.com.br/post/guia-completo-de-armazenamento-e-logistica/ Acesso em: 30 de mar. de 2025.
Logística de eventos, COTLOG. 27 de novembro de 2019. Disponível em: https://www.cotlog.com.br/blog/distribuicao/3-etapas-importantes-da-logistica-de-eventos Acesso em: 30 de mar. de 2025.
Fornecedores para eventos. DOITY, 2022. Disponível em: https://doity.com.br/blog/fornecedores-para-eventos/, Acesso em 28 de mar. de 2025.
Ele deve começar com bastante antecedência e incluir a definição clara de:
- Objetivos do evento;
- Público-alvo;
- Cronograma detalhado;
- Alocação de recursos;
- Mapeamento de riscos;
- Planos de contingência para imprevistos (mudanças climáticas, falhas técnicas etc.);
- Comparação de preços entre diferentes fornecedores;
- Escolha do cardápio de acordo com o evento.
TRANSPORTE
Na organização de um evento, você deve pensar no transporte dos convidados, e para isso se faz necessário a logística.
Empresas de locação de vans, elaboração de cronogramas e rotas para facilitar o traslado são alguns exemplos da logística de transportes para eventos.
É necessário analisar quantos convidados irão necessitar de um transporte, para assim fazer a escolha correta de veículo. Se forem muitas pessoas, o ônibus de viagem é o mais adequado e confortável. (LOGÍSTICA, 2024)
Os transportes não servem apenas para a movimentação dos convidados, mas também para levar os equipamentos do evento. (GUIA, 2023) Caso tenham muitos equipamentos, é interessante contratar uma empresa de transportes para leva-los, não apenas para facilitar a locomoção deles, mas também para garantir que sejam transportados de maneira segura.
As principais funções do armazenamento na logística de eventos são:
- Proporcionar um espaço organizado para guardar produtos, garantindo que estejam disponíveis quando necessários
- O abastecimento dos insumos e dos equipamentos sem atrasos na chegada ou falha nas quantidades solicitadas
- A retirada dos equipamentos junto aos materiais que não foram utilizados
GESTÃO DE FORNECEDORES
Um dos pontos mais importantes é escolher fornecedores de qualidade, parceiros de confiança e que possuam experiência em eventos sendo capazes de garantir a entrega de produtos e serviços nos prazos estipulados, também evitando falhas durante esse processo.
Todos devem ser cuidadosamente selecionados, com contratos claros que estabeleçam as responsabilidades de cada parte, mantendo sempre a comunicação e monitorando os prazos e qualidade.
Antes de escolher os fornecedores, precisamos ter uma compreensão clara das necessidades específicas do evento, como:
- Definir o tipo e do evento;
- Avaliar as necessidades específicas;
- Considerar o público alvo;
- Estabeleça orçamentos;
- Priorizar as necessidades.
GESTÃO DE RISCOS
A princípio todo planejamento exige uma previsão de possíveis riscos que vão do clima a um acidente no evento, e para uma boa gestão dos riscos é necessário usar de uma visão criativa e crítica do que pode atrapalhar ou ajudar a alcançar o esperado.
Convenhamos que não é tão simples adivinhar tudo que pode acontecer, portanto existem duas formas de prever esses acontecimentos, a Matriz Swot, sigla em inglês que significa “strenghts, weakneses, opportunities, threats” em português “pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças”.
Pontos fortes: ver o que difere de forma positiva aquilo que você oferece
Pontos fracos: saiba também quais detalhes podem causar problemas futuramente
Oportunidades: para crescer no mercado e necessário saber aproveitas oportunidades
Ameaças: sempre pode ocorrer algo que atrapalha o seu trabalho, como o clima imprevisível
Essa é apenas uma ferramenta de planejamento para ter ideia de quais riscos podem vir a surgir em seu trabalho, a outras formas de se pensar como por exemplo o Brainstorming que se trata de uma roda de pensamentos sem crítica, que passam por uma peneira de prós e contras e é mais usada quando não se tem muito tempo de planejamento ou reunião
O site do governo proporciona um guia de como ter uma melhor gestão de riscos e nele mapas mentais bem resumidos auxiliam ainda mais na noção e preparo para uma melhor gestão dos riscos como por exemplo:
CRONOGRAMAS DE ATIVIDADE
O cronograma é a estrutura visual, como uma ilustração, para organizar as tarefas e funções designadas a um determinado dia. Assim ajudando na organização e funcionalidade de algum evento ou algo do tipo.
Essa ferramenta é de extrema importância no meio empresarial, para a implementação de novas estratégias, que assim, vão ajudar no crescimento da empresa. Além de que, a corporação, tendo um ambiente organizado, consegue um crescimento e avanço maior, tendo mais eficácia nas suas tarefas.
Principais objetivos dos cronogramas:
- Planejamento de atividades;
- Determinar objetivos e prazos para a entrega de determinadas tarefas;
- Identificar possíveis riscos e vantagens das estratégias que serão aplicadas;
- Facilitar a comunicação e coordenação entre todos os participantes de uma equipe;
- Ilustração a visão geral das tarefas que devem ser concluídas.
POSTADO PELO GRUPO CHINA
REFERÊNCIAS
Logística de eventos - Planejamento. SYMPLA, 2022. Disponível em:https://blog.sympla.com.br/blog-do-produtor/logistica-de-eventos-o-que/, Acesso em 29 de mar. de 2025.
Logística de eventos – Planejamento. TOTVS, 09 de Outubro de 2024.Disponível em: https://www.totvs.com/blog/gestao-logistica/logistica-de-eventos/, Acesso em 29 de mar. de 2025.
Logística de eventos – Guia detalhado. COPASTUR, 23 de Maio de 2024.Disponível em: https://www.copastur.com.br/blog/logistica-de-eventos-corporativos/, Acesso em 29 de mar. de 2025.
GUIA completo para melhorar a logística de eventos. Lets blog. 05 de abr. de 2023. Disponível em: https://lets.events/blog/guia-completo-para-melhorar-a-logistica-de-eventos/ Acesso em 01 de abr. de 2025.
LOGÍSTICA de eventos: Guia detalhado para organizadores terem sucesso. Copastur, 23 de jun. de 2024. Disponível em: https://www.copastur.com.br/blog/logistica-de-eventos-corporativos/ Acesso em 01 de abr. de 2025.
Logística de eventos. TOTVS, 9 de outubro de 2024. Disponível em: https://www.totvs.com/blog/gestao-logistica/logistica-de-eventos/ Acesso em: 30 de mar. de 2025.
Armazenamento e logística. GÔNDOLAS MG, 20 de novembro de 2024. Disponível em: https://gondolasmg.com.br/post/guia-completo-de-armazenamento-e-logistica/ Acesso em: 30 de mar. de 2025.
Logística de eventos, COTLOG. 27 de novembro de 2019. Disponível em: https://www.cotlog.com.br/blog/distribuicao/3-etapas-importantes-da-logistica-de-eventos Acesso em: 30 de mar. de 2025.
Fornecedores para eventos. DOITY, 2022. Disponível em: https://doity.com.br/blog/fornecedores-para-eventos/, Acesso em 28 de mar. de 2025.
Fornecedor de Eventos. LETSBLOG, 22 de fevereiro de 2024. Disponível em: https://lets.events/blog/fornecedor-de-eventos/, Acesso em 28 de mar. de 2025.
Logística de eventos.TOTVS, 09 outubro de 2024. Disponível em: https://www.totvs.com/blog/gestao-logistica/logistica-de-eventos/, Acesso em 28 de mar. de 2025.
Gerenciamento de riscos de pequenos eventos. Uvagpclass, 05 de setembro de 2017. Disponível em: https://uvagpclass.wordpress.com/2017/09/05/gerenciamento-de-riscos-de-pequenos-eventos/ Acesso em 02 de abr. de 2025.
Manual de Gestão de Riscos 2023. Gov. Disponível em: https://www.prefeitura.sp.gov.br/cidade/secretarias/upload/controladoria_geral/Manual_Gestao_Riscos_versao01_2023_publicacao_03_01_2024.pdf, Acesso em 02 de abr. de 2025.
Cronograma, MICRO, 2025. Disponível em: https://miro.com/pt/cronograma/o-que-e-cronograma/, Acesso em 03 de abr. de 2025.
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